Вечно обучаешь персонал с нуля? Помогут инструкции
Привет!
Как лето? Надеюсь, корона тебя не покусала и ты уже чипировался прививкой. Я вот переболел, оклемался и сразу слепил тебе статью.
Если ты давно меня читаешь или смотришь мой канал на YouTube, то тебе о чем-то говорит имя Сергей Липин. Это мой клиент из Москвы, у которого своя клиника косметологии «Центр профессионального омоложения Лейлы Роз».
Мы сотрудничаем почти 2 года, много раз составляли финмодель, внедрили финучет, расписывали задачи и финансовую дисциплину. Мы вместе пережили коронавирус (а в Москве это была жесть) и переезд в другое помещение.
Короче, делали деньги и решали проблемы. Так зачем я это пишу?
Вот тут самое интересное – Серега начал делать инструкции. Он составил инструкцию для должности, которая его больше всего беспокоит. Это должность администратора, т.к. они часто меняются. Инструкции сейчас популярная штука в предпринимательстве, и я тоже ее внедряю.
Более того, я создал группу по инструкциям и обучаю их созданию. Раньше я тушил пожар из 20-30 вопросов в день от каждого финансиста. Теперь я все это запихал в инструкции и понял, что даже в офисе можно услышать пение соловья на улице. Полная тишина, а работа идет…
И на фоне всего этого я решил сделать отдельную статью на данную тему, которая поможет тебе систематизировать бизнес.
В инструкции на конкретную должность есть такие пункты:
Все эти этапы должны быть подробно прописаны. Например, что от подчиненного требуется, каковы его обязанности, куда нажимать в случае разных ситуаций и т.д.
Как правило, такие штуки нужны для должностей с постоянной текучкой. Ведь неудобно и затратно каждый раз заново учить новых людей и объяснять одно и то же. Все это упрощается до ссылки.
Ты кидаешь всего одну ссылку с документом потенциальному работнику и все.
Останется только собеседовать человека на выходе. Таким образом уходит персоналозависимость. И освобождается больше времени на задачи поважнее.
Удобно, НО такие штуки самостоятельно не работают с серьезными должностями. Менеджеру нельзя просто дать базу знаний и отпустить работать.
Там нужно наставничество и контроль на первых этапах. Однако основываются они на материалах, которые ты подготовил. Так даже франшизы открывают по инструкциям и обучалкам.
И тут важно внести новое понимание. Инструкция – это не только бумажка от руки, где написано: «делай раз, два и три» (хотя на каком-то этапе и этого достаточно). В понятие «инструкция» входят чек-листы, стандарты, алгоритмы взаимодействий и пр. И они так же нужны бизнесу, как учет. Можно сказать, финучет – это цифры, а инструкция – это буквы бизнеса.
Проще говоря – это передача опыта персоналу. Только не лично, а через текст.
Есть 2 пути:
– Писать инструкции самостоятельно
– Или записывать видео/созваниваться с человеком, который без лишней воды превратит сказанное тобой в текст с картинками и формулами
Финансисты в моем отделе финдиректоров записывают сейчас на видео свои инструкции. И я вижу, как это их дисциплинирует. Ведь они понимают, что говорить нужно с чувством, с толком, с расстановкой, т.к. потом это превратится в пособие для других людей.
Далее эти инструкции мы дорабатываем, даем новым людям в команде, спрашиваем у них, чего не хватает и снова докручиваем. Так у нас уже выстроилась целая система инструкций от новичка до специалиста.
Человек проходит инструкцию, работает немного с реальными клиентами и принимается за следующую. Это такой стандартизированный и систематизированный карьерный рост. И почти без твоего участия.
Поэтому инструкции должны быть ПРОСТЫМИ. Ты можешь две недели, месяц, год писать эти тексты, но никто не станет их читать и им следовать, если они будут сложными.
Это как собрать стол из IKEA по замудренной инструкции в коробке – ты все равно его соберешь через муки и страдания, но он будет кривой, косой и скоро развалится. Другое дело, когда все детали будут помечены цифрами, все шурупы разложены по разным пакетикам, инструкция четкая и ясно, что куда вставлять и закручивать. Стол ты соберешь за несколько минут.
Чем проще и понятнее будет инструкция, тем большая вероятность нужного результата.
Все эти штуки также позволяют быстрее масштабироваться. Не нужно ждать, пока научится один и только потом нанимать еще одного. Ты можешь сразу набрать команду из нескольких человек, раздать инструкции и эффективнее расширять бизнес. Это упакованный опыт, которые можно передать в прямом смысле из рук в руки.
Кто-то скажет, что это и так понятно, и что я объясняю очевидные вещи. Но я готов каждого такого всезнайку заставить замолчать, пока он лично не покажет мне проработанные инструкции и полностью готовый инструмент, который он внедрил.
Часто бывает, что к тебе приходит работник, набирается немного опыта, расслабляется и начинает косячить по мелочи. Вроде ошибки маленькие, и возразить тебе нечего…но они копятся в большую проблему с этим подчиненным. И увольнять его уже жалко, потому что опять же придется нанимать нового и всему учить с нуля. Это все тоже можно закрыть регламентом работы (инструкцией).
А теперь главное. По опыту работы в таком формате (моему и моих клиентов) я могу с полной уверенностью заявить, что так называемые «звезды», «короли продаж» и «лучшие в своем деле» нихрена не справляются с обязанностями, даже работая по инструкции, скриптам и т.д. А условно левые люди дают результат и еще накидывают свои идеи. Это правило работает лучше швейцарских часов.
Формат инструкции нужно выбирать в зависимости от специфики твоего бизнеса. Например, Сергею нужны чек-листы плюс видео. В моей сфере такое не катит. Потому что финансисту нужны формулы, ему проще зайти в текстовый документ, скопировать нужное и все.
Важный момент. Инструкцию нельзя придумать.
Сначала нужно заварить кашу, обкатать процесс, набить сто шишек и потом полученный опыт упаковать. Зато кто-то другой научится на твоих ошибках и будет работать в разы эффективнее на благо твоего дела.
В заключение хочу сказать, что Инструкции – как ПДД. Там есть правила и есть запреты, но без них на дороге тебе делать нечего.
Так что бери на вооружение, внедряй и успеха твоему бизнесу!
С уважением Николай Ившин!