ДДС – лайфхаки, боли, секреты

    Каждый предприниматель ведет какую-то Excel-ку.

    Скорее всего, ты тоже ведешь и даже настроил прикольные формулы и отчеты. НО кроме тебя в этих таблицах никто не может разобраться, их нельзя передать. Да и зачем кому-то передавать, там ведь ТВОИ денежки????

    В итоге раз в месяц предприниматель тратит от 1 до 5 дней на сведение всех этих данных. И, конечно, он что-то упускает, забывает внести, а на что-то просто забивает. Можно ли такую отчетность назвать полезной и актуальной?

    Очевидно – нет

    Дальше собственник, зная, что вся отчетность сделана из г#вна и палок, действует по наитию. Когда я докапываюсь до таких людей с вопросом: «Зачем ты ведешь свои таблицы?», мне уже на 5 раз с надрывом отвечают: «Чтобы просто вести, чтобы мне было спокойнее!».

    С опытом я понял, что вся это ОГРОМНАЯ проблема упирается в ОДИН финансовый отчет – Движение Денежных Средств (ДДС)

    Есть несколько способов вести ДДС правильно и без сбоев:

    1. Твой бухгалтер отправляет финансовому директору данные по прошедшему месяцу. Он по строгому алгоритму делает отчеты на основе этих данных и отсылает тебе. Все просто, но отчеты по каждому месяцу никак не взаимосвязаны.
    2. Не всем известный, но более толковый вариант. Когда ты сам четко ведешь доходы и расходы, видишь плюсы и минусы конкретных кошельков, а начальные остатки формируются автоматически. Это проверка того, все ли правильно ты внес в таблицу.

    ДДС Лайфхак №1 ПЕРЕВОДЫ

    Когда у тебя есть переводы с кассы на расчетный счет или наоборот, ты смотришь, что с кошелька ушло 100 тысяч, на счет пришло 100 тысяч. И того: минус 100 плюс 100 получается 0. Если этот 0 всегда 0, то мы понимаем, что ничего нигде не потерялось. Сколько ушло, столько и пришло.


    Переводные статьи никак не отражаются в Отчете Прибылей и Убытков. Мы можем написать «Перевод» в «Расходах», но он не попадет в отчет по прибыли, и мы не поймем, куда делись деньги. А на самом деле это была другая статья, которую записали по ошибке не туда.

    ДДС Лайфхак №2 КАТЕГОРИИ

    Ты можешь разбить отчет по категориям: филиал, сотрудник, контрагент конкретного поставщика. И с помощью ДДС делать сквозную аналитику.


    Например, менеджер 1 продал продукцию 1,2,3 с такой-то выручкой, такой-то себестоимостью и такой-то валовой прибылью. Или один филиал продает столько-то продукции, второй филиал столько и т.д. То есть мы можем перемежать категории.


    Самое главное в ДДС – это непрерывность.


    У нас есть начальный остаток и портянка посередине, которая выдает конечный остаток. Так мы можем доверять всей отчетности каждый месяц.


    Если взаимосвязь нарушена и отчеты по разным месяцам в разных местах, то систему становится сложно проверять.

    А при непрерывном ведении ДДС есть возможность отфильтровать любой период, любую статью, любой кошелек и транзакцию.

    Главный косяк при ведении ДДС

    Это его автоматизация.


    Например, есть платеж, который нужно разбить на 4 платежа по разным направлениям. То есть в одной транзакции может быть 4 категории. Когда мы ведем бизнес на автомате, мы получаем недостоверную отчетность в разрезе поставщиков, сотрудников и т.д.


    Машины часто ошибаются, но люди ошибаются не меньше.


    Бывает человек пишет в таблице, например: 1 (пробел) 0000.


    Для программы это не цифра, а набор ничего не значащих символов. Шаблон ДДС, в котором работают мои финансисты и я, сам проверяет на дурака. Он сразу выдает ошибку, которую легко отследить и исправить.

    Как ведение ДДС помогает зарабатывать больше денег?

    Часто предприниматели не отдают себе отчет, сколько они тратят денег. Когда они начинают вести ДДС по правильным лекалам, они мягко говоря удивляются.


    В ДДС фиксируются абсолютно ВСЕ транзакции, которые можно перепроверить. Исходя из этого собственник понимает, как много трат совершает и какие в связи с этим нужно принять управленческие решения. Например: сделать больше средний чек, увеличить дополнительные продажи, повысить конверсию из заявки в заказ, уволить кого-то, в конце концов.


    Еще у тебя могут быть подотчетные лица, которые используют твои деньги. Например, прорабы на стройке, которые тратят их туда-сюда и требуют еще больше. А когда просишь их отчитаться – они начинают плыть. Через ДДС я, как финансист, выявил нескольких недобросовестных сотрудников, ответственных за деньги в компании собственника. Эти люди просто тырили бабки.


    Если ты тоже от балды фиксируешь расходы, то скорее всего много теряешь. Поэтому у тебя есть огромный потенциал зарабатывать больше!


    Скачивай БЕСПЛАТНЫЙ шаблон ДДС [ЗДЕСЬ]


    Сначала посмотри инструкцию, поиграйся, а потом сможешь полноценно и качественно вести учет всех средств своей компании.


    А также подписывайся на мой канал, чтобы легко разбираться в финансах – https://www.youtube.com/channel/UCddD128QuCRnDEYa8odRrMQ