Как понять, что финдир работает некачественно, и сэкономить 870 000 ₽

Привет!

Что вы узнаете из этой статьи?

1. Вы научитесь отличать правильный учет финансов от пустых таблиц
2. Узнаете ТОП-5 вопросов, которыми нужно проверить своего финдира
3. Поймете, как сэкономить 870 000 ₽

История началась с того, что со мной связался давний знакомый с бизнес курсов. С ним сейчас работает популярная компания финансовых услуг.

Знакомый уже пол года платит их финансовому директору на аутсорсинге, но он до сих пор собрал еще не все отчеты. Причем мой знакомый думает, что сам виноват в этой ситуации.

Финдир моего знакомого уезжает в отпуск, а их компания повышает цену из месяца в месяц. Поэтому он пришел в «Финсовет», но с необычной просьбой… Он попросил нас провести аудит этой известной компании и дальше работать по их регламентам.

Задача клиента — закон. Начали погружаться:

• у клиента товарный бизнес на семи маркетплейсах
• четыре бренда и три страны
• привлеченные деньги от инвесторов
• шесть месяцев внедряют учет

Также клиент предложил встретиться его финдиру с финдиром «Финсовета», чтобы передать учет, который уже был выстроен.

На деле второклассник учил студента второго курса вести учет.

Наш финдир прошел через удивление, непонимание, недовольство и отказался от этого клиента. Что же там такого было расскажу на примерах и таблицах.

Все события и персонажи вымышлены. Любое сходство с реальными людьми случайно. Мы рассказываем эту историю не чтобы разбираться в конфликте, а чтобы вы были способны отделить пользу от вреда.

1. Провести аудит системы финансового учета популярного агентства финдиректоров
2. Продолжить вести учет по их регламентам

Мы как и обещали провели анализ их системы и приняли решение — ни в коем случае не работать по их регламентам.

Потому что не нашли ответов даже на базовые вопросы:

1. Стоит ли привлекать деньги в бизнес?
2. Сколько компания заработала и где эти деньги?

За шесть месяцев работы популярная компания не ответила на самые главные вопросы.

Чем они занимались полгода? Сейчас разберемся ↓↓↓

У популярной компании доходы и расходы разбросаны по разным вкладкам, файлам и папкам. Нет единой таблицы ДДС

У нас был ШОК!

Финдир популярной компании собирает ОПиУ вручную без контрольных точек и без привязки к ДДС. То есть он просто вбивает нужные цифры в отчет по прибыли.

Это пример отчета популярной компании и в нем записана цифра вручную. При таком подходе контролировать достоверность данных каждый месяц, мягко говоря, сложно.

Чем это опасно для собственника:

● Вводить руками данные — долго
● Безумно усложняет проверку
● Увеличивает затраты на содержание финансового отдела (а в нем есть специалисты с почасовой оплатой)

По факту проверка настолько сложная и долгая, что вряд ли кто-то хоть раз ее производил.

Каждый месяц отчет ОПИУ идет в отдельную вкладку. Вкладки между собой не связаны. Поэтому в текущем отчете финансовый менеджер может написать любую цифру, чтобы не проверять предыдущий месяц.

Результат: в конце года у собственника смазанное видение собственной компании, поэтому опираться на такой «отчет» мы не рекомендуем.

Этот отчет нужен, чтобы понять маржинальность и доходность отдельно по каждому товару.

1. Курс валют меняется
2. Цена логистики меняется
3. Цена от поставщика меняется
4. Способ доставки тоже разный (сухопутный или воздушный)

Поэтому считается средняя себестоимость товара. Для этого все складывается в общий котел и делится на количество купленного товара.

Но из-за большого объема товара средняя себестоимость дает сбой.

Поэтому среднюю стоимость нужно проверять.

Эти цифры должны быть равны. Но без проверки они никогда не будут равны

Покажу на примере:

1. Товар приняли от поставщика на 100 000₽, продали 60 единиц товара по средней себестоимости 1500₽

Итого: остаток товара на складе: 10 000₽

2. Остаток товара на маркетплейсе — 40 единиц по 1500 за шт.

Итого: остаток товара на складе: 60 000₽

Погрешность: 60 000 минус 10 000 = 50 000₽

Значит наша средняя себестоимость неверна на 50 000₽ Обнаружив это, мы можем ее скорректировать и ставим 1000₽ за единицу продукции вместо 1500₽

Получается:

1. Приняли товара от поставщика на 100 000₽, продали 60 единиц товара по средней себестоимости 1000₽

Итого: остаток товара на складе: 40 000₽

2. Остаток товара на маркетплейсе: 40 единиц по 1000₽ за шт.

Итого: остаток товара на складе: 40 000₽

40 000 = 40 000

Это тот результат, на который уже можно привлекать заемный капитал.

С помощью этих расчетов мы понимаем, насколько верна или не верна наша средняя себестоимость. Ее мы отражаем в отчете по прибыли или в отчете юнит-экономики.

Поэтому юнит-экономика должна быть привязана к балансу компании, а конкретнее — к складу.

1. Они пытались собрать юнит-экономику без привязки к балансу

❌ Из-за этого клиенту непонятно, сколько товара по себестоимости лежит на складе

❌ Нельзя отследить, приносят ли вложенные деньги прибыль за конкретный товар

2. Отчет по прибыли, Баланс и ОДДС собирали раз в месяц

❌ Даже если бы отчеты были железобетонные, С такой периодичностью не получится вмешаться в процесс и исправить ситуацию

❌ Собственник не видит высокомаржинальные и низкомаржинальные товары. То есть не понимает, какой товар тянет вверх, а какой вниз

❌ Собственник не видит, как меняется категория товара по объему продаж, по оборачиваемости, по доходности и по маржинальности. То есть нет динамики из месяца в месяц

Если ты не можешь управлять эффективностью товара, то отчет юнит-экономики просто не нужен. Его смысл теряется.

Для технических гурманов покажу еще больше внутрянки:

ОДДС известной компании собирается по удивительно странной системе. В нем много вкладок без точек контроля, то есть вкладки между собой не связаны.

Из большого количества вкладок, которые нельзя проверить, данные тянутся в один общий отчет, который тоже нельзя проверить.

Откуда такой вывод?

Мы разобрали формулу в общем отчете ОДДС:

Первая ее часть переводит текст в ссылку, затем обратно в текст или процент, далее опять в ссылку из 30-ти вкладок…

Нет смысла дальше объяснять эту формулу, но есть смысл рассказать, к чему приведет любое изменение в ней. Например, если случайно поставить в формуле точку или пробел.

Ответ: полетит весь отчет

И найти эту случайную ошибку очень сложно и долго. Нужно проверить 30 вкладок, в которых по 150 строк и по 15 столбцов.

30×150×15 = 67 500 ячеек с формулами

Как найти ячейку, в которой сделали ошибку?!

Но это еще не все. Вкладки и 67 500 ячеек копируются на каждый месяц. И это собирается в еще больший ком непроверяемой информации.

Только представьте, сколько времени уходит на проверку такого отчета.

Кто-то действительно его проверяет? Кто-то реально считает вручную 67 500 ячеек каждый месяц?

И нам предлагают работать по такому регламенту…

Без точек контроля, без автоматизации и без результата.

Теперь посчитаем, сколько денег потратил мой знакомый за шесть месяцев работы финдира

● Финансовый менеджер на стороне клиента, который вносил данные — 20 000 ₽
● Дополнительный сотрудник финансового отдела на стороне клиента, который тоже вносил данные — 40 000 ₽
● Финансовый директор на аутсорсинге от популярной компании — 85 000 ₽

Итого: 145 000 ₽ в месяц

За полгода он заплатил: 870 000 ₽

По оргструктуре их финансового отдела мы выяснили, что самый дорогой сотрудник просто вбивал вручную цифры в отчет по прибыли. И этот отчет показывал клиенту каждый месяц

❌ Клиент не знает своего факта
❌ Не знает, сколько потратил денег на инвесторов
❌ Не знает, сколько у него собственного капитала
❌ Он понимал, что финдир работает плохо, поэтому пришел к нам
❌ Собственник уже потратил 870 000 ₽ на внедрение учета
❌ Отчетность формируют несвоевременно и недостоверно
❌ Нет возможности сократить расходы, отследить кассовый разрыв и принять верные управленческие решения
❌ За 6 месяцев ему до сих пор не внедрили учет

К чему это приведет:

❌ Собственник не видит, как тратит деньги инвесторов
❌ Эти траты в конечном счете лягут на него личным долгом


Как этого можно было избежать?


С помощью правильных вопросов финансовому директору:

Это нужно знать, чтобы понимать реальную картину баланса собственных и заемных средств, есть ли в бизнесе наши деньги и сколько их.

Так это должно выглядеть:

Это нужно, чтобы понимать, сколько мы зарабатываем и зарабатываем ли вообще.

Нужно, чтобы понимать, что мы зарабатываем больше, чем платим по кредиту. Иначе зачем нам выручка в несколько миллионов, если мы отдаем его в банк и еще доплачиваем.

Например, берем кредит под 30% годовых, а компания нам приносит только 20% годовых. Это показывает отчет.

Нужно, чтобы понимать, под какой процент нам выгодно привлекать средства в долгой перспективе.

Нужно, чтобы понимать, какой товар приносит деньги, а какой уходит в убыток.

Для сравнения покажем, как выглядит проверка и контроль финансов в «Финсовете» отдельно по каждому отчету:

Отчет по прибыли (ОПиУ). За три месяца мы видим нераспределенную прибыль — 5 млн 672 тысячи.

Далее смотрим Баланс. Он также вырос на 5 млн 672 тысячи. Это самая главная точка контроля.

Нераспределенная прибыль = увеличение баланса

У популярной же компании Баланс по остаткам товара и остаткам денег не совпадает с прибылью, которую они показывают. То есть нет точки контроля, отчет недостоверный.

У популярной компании они разбросаны по разным вкладкам, файлам и папкам. Нет единой таблицы ДДС, в которой записываются все транзакции и из которой формируются другие отчеты.

Посмотрите снова на отчет по прибыли:

У нас эта маленькая таблица сформировалась автоматически из единой базы ДДС. И также автоматически прибыль сравнивается с балансом.

Возможно, у вас есть такой же сотрудник, как этот финдир, или близкий человек, у которого внедрен такой учет.

Вам или вашему близкому может грозить опасность в виде огромного денежного долга

Такую ситуацию нужно выявлять как можно быстрее, чтобы успеть ее исправить. И начинать нужно с анализа состояния вашего бизнеса.

Наши финдиры проводят анализ бесплатно. За 30−45 минут финдир собирает информацию о бизнесе собственника и слушает его пожелания, чтобы потом разработать инструменты учета конкретно под его бизнес.

После этого финансовый директор анализирует информацию и бесплатно составляет Дорожную карту. Дорожная карта — это документ с ​​планом внедрения управленческого учета и инструментами для повышения эффективности компании.

● Мы анализируем ваш текущий уровень управления компанией и системы учета (CRM, Excel, 1C…)
● По шагам расписываем план внедрения нужных вашему бизнесу инструментов (финансовая модель для общения с инвестором, юнит-экономику, анализ оборачиваемости и т. д.)

Если вам нравится, мы запускаем Дорожную карту в работу. Если нет — вы ничего не теряете. Вне зависимости от вашего решения, сотрудничать с нами или нет, этот документ останется у вас. Вы будете знать все свои риски и сможете их предотвратить самостоятельно.

В нашей оргструктуре есть психолог, с которым финансисты встречаются каждую неделю: учатся общаться с клиентом и повышать его эмоциональный фон. Поэтому, если у вас есть риски, мы их выявим и мягко сообщим вам о них.

В «Финсовете» мы сделаем аудит вашего бизнеса бесплатно, оценим риски и успокоим нервы.